NO: 2
Denetleme Kurulumuz, 27-31 Ocak 2025 tarihleri arasında toplanarak, Mühendis, Teknik Hizmetler ve Diğer Ulaştırma Hizmetleri Çalışanları Sendikası Ana Tüzüğü Üçüncü Bölüm Genel Denetleme Kurulu’nun Oluşumu, Toplanma ve Karar Alma Şekli, Görev ve Yetkileri başlıklı 29. maddesinde yer alan:
“Genel Denetleme Kurulu, 6 ayda bir Genel Yönetim Kurulunun çalışmalarını denetler.”
hükmü ve Denetleme Kurulu karar defterinde alınmış 2 no.lu karara istinaden toplanmıştır.
Yapılan denetimle ilgili olarak:
1) İDARİ YÖNDEN
- Üye kayıt ve üyelik sona erme listeleri,
- Genel kurul, yönetim kurulu, denetleme kurulu ve disiplin kurulu karar defterleri,
- Gelen ve giden evrak defterleri ile zimmet defterleri incelenmiştir.
Genel Denetleme Kurulu tarafından yapılan incelemeler neticesinde:
- Sendikanın; üye kayıt listelerinin Excel formatında işlendiği, üyelik sona erme listesinin tutulduğu ve üyelikten ayrılan kişilere ait istifa formlarının gelen evrak kayıt defterine işlendiği,
- Denetleme kurulu ve disiplin kurulu karar defterlerinin mevcut olduğu,
- Gelen evrak kayıt defterinde 256 adet, giden evrak defterinde 450 adet yazının kayıtlı olduğu, bu yazıların 5 klasörden oluştuğu tespit edilmiştir.
Bu kapsamda;
- Evrak klasörlerine içindekiler kısmının eklenmesi ve her yıl için ayrı klasör oluşturulması,
- Üye bilgilerinin yer aldığı Excel tablosu başına, kontrol ve denetimi kolaylaştırması amacıyla pivot table eklenmesi,
- Defterlerde kayıtlar arasında boş satır ve sayfa bırakılmadığı, yanlışlıkların üstü çizilerek düzeltildiği,
- Genel Kurul, Yönetim Kurulu ve Denetleme Kurulu kararlarının deftere işlendiği,
- Üye kayıt işlemlerinin devam ettiği,
- Sendika tarafından düzenlenen eğitimlerin olumlu dönüşler aldığı ve çeşitlendirilerek devam ettirilmesi gerektiği,
- Görevde yükselme, unvan değişikliği vb. sınavlara hazırlık eğitimlerinin tüm sendika üyelerine duyurulması,
- Hukuki işlemlerle ilgili yazışmaların resmi yazışma kurallarına uygun olarak kayıt altına alınması,
- Teşkilatlanma çalışmalarının hızlandırılması ve Yönetim Kurulu üyelerinin bu süreçte daha etkin rol alması,
- Sendikanın geleceğine yönelik kısa ve uzun vadeli stratejik planların yapılarak tüm üyelerin erişimine sunulması,
- Sendika tüzüğüne göre çıkarılması gereken Denetleme Kurulu Yönetmeliği, Disiplin Kurulu Yönetmeliği ve Temsilcilik Yönetmeliği’nin hazırlanması,
- Mali İşler Yönetmeliği’nin 14. maddesinde yer alan “Ancak… bağlanabilir” ifadesinin kaldırılmasının uygun olacağı değerlendirilmiştir.
2) MALİ YÖNDEN
- Aidat kayıtları, yevmiye ve envanter defterleri ile defterikebir ve gelir-gider kayıtları incelenmiştir.
- 04.01.1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’na göre demirbaş sınıfına giren eşya veya malzemelerin, demirbaş defterine işlenip işlenmediği kontrol edilmiştir.
- Muhasebe bürosundan alınan Temmuz 2024 – Aralık 2024 aylarına ait harcama belgeleri ve banka hesap dekontları incelenmiştir.
- 2024 yılına ait yevmiye defteri, envanter defteri ve defterikebirin Haziran 2025’e kadar tamamlanması gerektiğinden, üçüncü Denetleme Kurulu toplantısında tekrar ayrıntılı şekilde incelenecektir.
- Temmuz 2024 – Aralık 2024 dönemine ait Excel’de tutulan gelir – gider tabloları ve bu tablolara ait fiziki faturalar ile harcama tutanakları tek tek incelenmiştir.
- Türkiye Vakıflar Bankası’nda bulunan aidat hesaplarının Temmuz 2024 – Aralık 2024 dönemi ekstreleri incelenmiştir.
Denetleme sonucunda:
- 2023 yılına ait mali kayıtların envanter defterine işlendiği ve kapanış tasdikinin onaylatıldığı,
- Excel’de tutulan 2024 Temmuz – Aralık aylarına ait aylık gelir – gider tabloları ve ilgili fiziki faturaların ayrıntılı şekilde incelendiği ve usule aykırı herhangi bir durumun tespit edilmediği,
- Excel’de tutulan aylık gelir – gider tablolarının ilk sayfasına özet gösteren pivot table eklenmesi gerektiği,
- 2024 yılı sonu itibarıyla yevmiye defteri ve defterikebirin 2025 Haziran sonuna kadar tamamlanarak kapatılacağı, bu nedenle üçüncü Genel Denetleme Kurulu toplantısında tekrar tetkik edileceği,
- Aylık gelir – gider tablosunda harcama kalemlerinin bir üst başlık altında ayrı bir sütunda sınıflandırılmasının (örneğin; akaryakıt giderleri, konaklama giderleri, kırtasiye giderleri, yemek ve ağırlama giderleri vb.) yapılacak kontrollerde kolaylık sağlayacağı,
- Yıllık yayımlanan faaliyet raporuna mali işlerle ilgili harcama kalemlerinin tablolar halinde eklenmesi gerektiği,
- Hizmet ve mal alımı sözleşmelerinde tarafların karşılıklı imza altına alarak ilgili dosyada saklanması gerektiği,
- Sendika hesabında bulunan gelirlerin enflasyona karşı korunacak şekilde değerlendirilmesi gerektiği,
- Yapılan harcamaların sendikanın banka hesabından ödendiği,
- Banka hareketlerinin mal ve hizmet alımları ile sendikanın finansman ihtiyacına uygun olduğu,
- İki asgari ücreti geçen harcamalarda piyasa araştırması yapılarak en az üç teklif alınması ve satın alma komisyonu tarafından değerlendirilmesi gerektiği tespit edilmiştir.
Mühendis, Teknik Hizmetler ve Diğer Ulaştırma Hizmetleri Çalışanları Sendikası Ana Tüzüğü gereğince, Genel Denetleme Kurulu tarafından sendikanın idari ve mali denetimine ilişkin çalışmalar 27.01.2025 tarihinde başlamış ve 31.01.2025 tarihinde tamamlanmıştır. Yapılan denetime ilişkin kararlar yukarıda belirtilmiş olup, ilgili tutanak imza altına alınmıştır.
Tarih: 31.01.2025
Bir yanıt yazın